Автоматизация документооборота в крупном энергетическом холдинге

Ситуация

Общая протяженность принадлежащих ему линий электропередачи составляет более 50 тыс. км, тепловых сетей — 995,7 км. Услугами холдинга пользуется свыше 2 млн человек.

В структуру ЦАЭК входят дочерние предприятия, расположенные в различных регионах Казахстана. Общая численность персонала холдинга составляет более 10 тысяч человек.

Один из ключевых процессов работы ЦАЭК — подключение новых потребителей к тепловым и электрическим сетям, или технологическое присоединение. Для обработки заявок и оформления соответствующих документов требуется участие различных подразделений холдинга. Этот процесс был непрозрачным и занимал много времени. Чтобы ускорить работу и улучшить уровень сервиса, было решено автоматизировать обработку заявок на технологическое присоединение, а также документооборот в целом.

Решение

ЦАЭК несколько лет тесно сотрудничает с интегратором EnSoft, который занимается внедрением, развитием и сопровождением различных информационных систем холдинга.

  • При постановки задачи интегратору было озвучено обязательное условие - выполнение проекта в короткие сроки. Поэтому в EnSoft приняли решение не создавать приложение с нуля, а реализовать его на основе готового продукта.

    В качестве технологической базы была выбрана разработанная Haulmont СЭД ТЕЗИС. Это система для автоматизации работы с документами и контроля исполнения поручений.

Для решения задач ЦАЭК было достаточно расширить и кастомизировать ее функциональность. Разработку вели специалисты ТОО EnSoft, а команда Haulmont постоянно находилась на связи и выступала в качестве консультантов.

На первом этапе был автоматизирован весь процесс подключения к электросетям: обработка заявок, подготовка технической и проектно-сметной документации, выдача документов потребителю. Сначала процесс был реализован в одной из дочерних компаний ЦАЭК, а затем, после успешного периода опытной эксплуатации, масштабирован на всю структуру холдинга.

Далее был автоматизирован внутренний процесс закупки товаров согласно утвержденному плану и действующему бюджету организации. Сотрудник подает заявку в системе, она проходит согласование и автоматическую проверку на соответствие бюджетным лимитам и планам закупок. После этого задача по закупке автоматически назначается исполнителю.

Помимо этого в ЦАЭК автоматизировано делопроизводство. Также проведена интеграция СЭД ТЕЗИС со сторонними решениями: ERP-системой предприятия АСУПФиА Ellipse и кадровой учетной системой 1С УПП КАДРЫ.

Результаты

На базе технологий Haulmont создано единое информационное пространство для 13 организаций, входящих в ЦАЭК.

Система успешно выдерживает высокую нагрузку: всего более 3000 активных пользователей и свыше 800 одновременных подключений. Через канцелярию ежедневно проходит около 1700 документов.

Обеспечено надежное хранение и быстрый поиск документов, снизился риск их утери. Холдинг частично перешел на безбумажный документооборот, к примеру, 70% от общего количества резолюций руководители накладывают в электронной форме. Кроме того, ЦАЭК удается значительно экономить время сотрудников. Регистрация, обработка и согласование документов теперь проходят на 20-50% быстрее, в зависимости от вида документа и этапов процесса.