Автоматизация работы Российского морского регистра судоходства

Ситуация

Российский морской регистр судоходства (РС) — классификационное общество, основанное в 1913 году. Структура организации включает Главное управление в Санкт-Петербурге, а также 109 подразделений в России и 37 за рубежом.

РС входит в десятку крупнейших классификационных обществ мира, в его классе содержится информация о более чем 5000 судах. За год через организацию проходит около 160 000 документов.

Деятельность РС включает в себя техническое наблюдение за всем жизненным циклом судов, а также за промышленными предприятиями, морскими нефтегазовыми объектами и так далее.

Ранее для автоматизации в РС использовались различные информационные системы для каждого из процессов. На момент внедрения это было удобным, но спустя 20 лет после многочисленных доработок ПО и изменений в законодательстве это решение потеряло актуальность. Были необходимы значительные усилия, чтобы оно и дальше соответствовало задачам РС. Кроме того, для поддержки различных систем требовались существенные организационные и финансовые затраты.

Лучшим вариантом в такой ситуации было обновить информационную экосистему и внедрить современное решение для управления документами и бизнес-процессами.

Решение

Исполнителя для реализации проекта Российский морской регистр судоходства выбирал путем тендера. В ходе него было проведено тестирование и сбор мнений о различных решениях среди подразделений.

  • В итоге были выбраны технологии Haulmont. Основой для автоматизации стала наша система электронного документооборота ТЕЗИС. Путем добавления к ней уникальных расширений команда Haulmont поэтапно реализовала автоматизацию основных бизнес-процессов РС.

    В первую очередь было решено автоматизировать обработку заявок на освидетельствование судов. В системе реализованы все необходимые этапы: получение и анализ заявки, назначение исполнителей, контроль выполнения. Также обеспечена интеграция с базой данных учета судов.

В результате каждый сотрудник независимо от подразделения обладает актуальной информацией о состоянии заявки и может изучить соответствующие документы.

Счета за услуги по освидетельствованию судна выставляются в учетной системе на базе 1С на основе данных из заявки. Чтобы сотрудникам РС не приходилось переносить эту информацию вручную, была проведена интеграция СЭД ТЕЗИС с 1С. Также реализована выгрузка бухгалтерской отчетности в соответствии с внутренними нормами.

После автоматизации обработки заявок в новую систему переведены практически все корпоративные коммуникации, как внешние, так и внутренние.

Для хранения данных, собранных инспекторами в процессе освидетельствований, создан модуль «Флот». Он содержит актуальные данные по всем судам, а это около 250 параметров, а также всю историю изменений. Из прошлой базы данных в новый модуль перенесена информация о более чем 23 000 судах. Результаты освидетельствований постоянно синхронизируется с другими системами, которые используют их в работе.

Также в СЭД ТЕЗИС происходит хранение и подготовка всей документации по судам: свидетельств, отчетов об освидетельствовании, актов выставления требований, переписки и многого другого. Все документы защищены QR-кодом и цифровой подписью.

Еще один важный процесс — контроль проектирования судов. В системе ТЕЗИС объединена вся информация по процессу: техническая документация, выявленные замечания, переписка. В интерактивном режиме можно отрабатывать замечания и отслеживать ход рассмотрения проекта. Планируется предоставить доступ к системе специалистам судостроительных верфей, тогда на основе одобренных чертежей можно будет сразу готовить рабочую документацию.

Отдельной задачей стало создание локального оффлайн-приложения для инспекторов РС. Через него можно оформлять судовые документы в отдаленных портах, где нет выхода в интернет.

Также в СЭД ТЕЗИС реализованы учет и контроль результатов технических наблюдений в промышленности, свидетельств и сертификатов РС.

Результаты

По сути, команда Haulmont реализовала для Российского морского регистра судоходства функциональность ERP-системы, которая максимально адаптирована под задачи организации. На базе нового решения автоматизированы основные бизнес-процессы, обработка и хранение документов.

Для более чем 1500 активных пользователей СЭД ТЕЗИС стала главным из 5-6 средств автоматизации. Благодаря интеграции сотрудникам РС больше не нужно выполнять одни и те же действия в различных системах, как следствие, удается сэкономить сотни тысяч рабочих часов.

Решение успешно работает при высокой нагрузке, которая ложится на нее из-за широкой территориальной распределенности подразделений, разного качества каналов связи и большого количества пользователей. Между подразделениями организовано непрерывное взаимодействие, заметно выросла скорость передачи информации.

Информационная экосистема заказчика стала более надежной и безопасной благодаря регулярным обновлениям, разграничению прав доступа пользователей и защите от несанкционированного доступа.