Система для автоматизации поставок оборудования для печати

Ситуация

ГК «Русском» — созданный в 1992 году холдинг, который занимается поставкой оборудования для рекламного, полиграфического, мебельного и текстильного производства: ламинаторов, принтеров, плоттеров и так далее.

Специалисты «Русском» также выполняют монтаж и обслуживание оборудования. Центральный офис находится в Москве, но продажи ведутся по всей России.

В 2019 году руководство холдинга приняло решение автоматизировать обработку документов по пуско-наладочным работам (ПНР) и ремонтно-техническому обслуживанию (РТО). Готовые системы в этой ситуации не подходили. Во-первых, хотелось внедрить точечное, настроенное под холдинг решение, которое будет охватывать строго определенные процессы. Во-вторых, было важно, чтобы оно не содержало избыточной функциональности, поскольку в «Русском» уже был неудачный опыт с готовой CRM. Она не прижилась в холдинге, поскольку часть функций не использовалась, связанные с ними детали интерфейса отвлекали внимание, сотрудники не могли привыкнуть. Поэтому был выбран вариант с разработкой решения на заказ.

Решение

Проект реализовал внештатный Java-разработчик, который более десяти лет профессионально занимается разработкой серверной части различных систем и построением приложений для электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов.

  • Именно он предложил «Русском» использовать для разработки CUBA Platform (сейчас Jmix). Это позволило реализовать полноценный проект малыми ресурсами. В команду помимо разработчика вошли сотрудники «Русском»: руководитель проекта со стороны бизнеса, владельцы бизнес-процессов, IT-специалист для подготовки и поддержки инфраструктуры.

Проект разделили на два этапа. Первый — автоматизация работы с документами по ПНР, второй — по РТО. За 2019-2020 годы удалось завершить первый этап, причем он включал в себя полный цикл создания решения:

  • сбор и анализ потребностей компании,
  • определение целей и задач проекта,
  • формирование и согласование требований,
  • непосредственно разработка,
  • тестирование,
  • внедрение, в том числе, развертывание, обучение пользователей, подготовка инструкций, сбор и анализ обратной связи.

Результат

Внедренное в «Русском» решение позволяет контролировать все процессы, связанные с ПНР. Они затрагивают несколько подразделений холдинга, а также взаимодействие с клиентами.

В системе ведется учет заявок по пуску и наладке оборудования и актов по итогам выполнения работ. Автоматизирована подготовка отчетности. При необходимости можно быстро найти любой документ, задав параметры поиска, например, проект. Это бывает полезно в частности при разрешении спорных ситуаций с клиентом. Раньше все описанные действия выполнялись вручную, поэтому работа занимала много времени, а документы иногда терялись.

«За счет использования CUBA удалось заметно ускорить создание решения. Платформа покрывает множество задач, характерных для процесса разработки корпоративного ПО, в том числе и для этого проекта. Например, готовые компоненты CUBA использовались при создании бизнес-процессов, инструментов поиска документов и формирования отчетов. Важно отметить, что у платформы очень качественная документация, поэтому я разобрался в ней самостоятельно. Поскольку вся разработка ведется на Java, проект при необходимости сможет подхватить, развивать и поддерживать практически любой программист», — делится мнением о CUBA Platform разработчик проекта.

«Система на базе платформы CUBA — это крайне удобный инструмент, с которым контролировать работы с документами стало существенно проще. Пользователи отметили очень комфортный интерфейс», — говорят о решении в ГК «Русском».