Автоматизация документооборота в энергетическом холдинге ЦАЭК

Энергетика
На базе СЭД ТЕЗИС
Автоматизация документооборота в энергетическом холдинге ЦАЭК

Ситуация

Общая протяженность принадлежащих ему линий электропередачи составляет более 50 тыс. км, тепловых сетей — 995,7 км. Услугами холдинга пользуется свыше 2 млн человек.

В структуру ЦАЭК входят дочерние предприятия, расположенные в различных регионах Казахстана. Общая численность персонала холдинга составляет более 10 тысяч человек.

Один из ключевых процессов работы ЦАЭК — подключение новых потребителей к тепловым и электрическим сетям, или технологическое присоединение. Для обработки заявок и оформления соответствующих документов требуется участие различных подразделений холдинга. Этот процесс был непрозрачным и занимал много времени. Чтобы ускорить работу и улучшить уровень сервиса, было решено автоматизировать обработку заявок на технологическое присоединение, а также документооборот в целом.

Решение

ЦАЭК несколько лет тесно сотрудничает с интегратором EnSoft, который занимается внедрением, развитием и сопровождением различных информационных систем холдинга.

При постановки задачи интегратору было озвучено обязательное условие - выполнение проекта в короткие сроки. Поэтому в EnSoft приняли решение не создавать приложение с нуля, а реализовать его на основе готового продукта.

В качестве технологической базы была выбрана разработанная Haulmont СЭД ТЕЗИС. Это система для автоматизации работы с документами и контроля исполнения поручений.

интерфейс программы

Для решения задач ЦАЭК было достаточно расширить и кастомизировать ее функциональность. Разработку вели специалисты ТОО EnSoft, а команда Haulmont постоянно находилась на связи и выступала в качестве консультантов.

На первом этапе был автоматизирован весь процесс подключения к электросетям: обработка заявок, подготовка технической и проектно-сметной документации, выдача документов потребителю. Сначала процесс был реализован в одной из дочерних компаний ЦАЭК, а затем, после успешного периода опытной эксплуатации, масштабирован на всю структуру холдинга.

Далее был автоматизирован внутренний процесс закупки товаров согласно утвержденному плану и действующему бюджету организации. Сотрудник подает заявку в системе, она проходит согласование и автоматическую проверку на соответствие бюджетным лимитам и планам закупок. После этого задача по закупке автоматически назначается исполнителю.

Помимо этого в ЦАЭК автоматизировано делопроизводство. Также проведена интеграция СЭД ТЕЗИС со сторонними решениями: ERP-системой предприятия АСУПФиА Ellipse и кадровой учетной системой 1С УПП КАДРЫ.

Результат

На базе технологий Haulmont создано единое информационное пространство для 13 организаций, входящих в ЦАЭК.

Система успешно выдерживает высокую нагрузку: всего более 3000 активных пользователей и свыше 800 одновременных подключений. Через канцелярию ежедневно проходит около 1700 документов.

Обеспечено надежное хранение и быстрый поиск документов, снизился риск их утери. Холдинг частично перешел на безбумажный документооборот, к примеру, 70% от общего количества резолюций руководители накладывают в электронной форме. Кроме того, ЦАЭК удается значительно экономить время сотрудников. Регистрация, обработка и согласование документов теперь проходят на 20-50% быстрее, в зависимости от вида документа и этапов процесса.

интерфейс программы

Оставьте заявку, и мы ответим на все ваши вопросы

Другие наши проекты

Финансы и консалтинг
Проведение дистанционных заседаний, кадровый документооборот и другие процессы в банковской группе ТКБ

Банковская группа ТКБ («ТрансКапиталБанк», «Инвестторгбанк») входит в TOП-30 банков России, представлена в 31 регионе Российской Федерации с обслуживанием более 875 тыс. клиентов.

Промышленность
Контракт-менеджмент, электронный архив и автоматизация в «БАТ Россия» 

«БАТ Россия» — мультикатегорийная компания, предоставляющая табачные изделия и никотиновые продукты миллионам потребителей по всей стране. В ее структуру входит фабрика в Санкт-Петербурге АО «БАТ-СПб» и АО «Международные услуги по маркетингу табака», которое занимается маркетингом и продажами.

Промышленность
Управление договорами, командировками, закупками и качеством в Valio

Финский концерн Valio — один из крупнейших в мире производителей молочной продукции. Российское подразделение ООО «Валио» организовано в 1994 году. В его структуру входит собственный завод по производству плавленых и желтых сыров, расположенный в Подмосковье.

Госсектор
Сквозной документооборот для Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа

Проект внедрения системы электронного документооборота в Ямало-Ненецком автономном округе охватывает Правительство региона, органы государственной власти и местного самоуправления, а также подведомственные государственные и муниципальные учреждения.

Разработка систем автоматизации
Система контроля качества для B2B и B2G рынков

Разработчик: ФИНЭКС.

Автоматизация процесса контроля качества на крупных предприятиях.

Госсектор
Система обработки электронных сообщений граждан для Правительства Москвы

Разработчик: Altarix.

Комплексная система взаимодействия правительства с более чем 1,5 млн граждан.

Медицина
Электронный регистр онкобольных Республики Казахстан

Разработчик: ТОО Кайсайт.

Единая база онкобольных, рост ранней диагностики на 10%.

Финансы и консалтинг
Система конвейерной обработки заявок на предоставление банковских продуктов и услуг

Разработчик: СКБ ЛАБ.

Система обработки заявок для экономии времени и затрат.

Управление персоналом
Электронная система для управления талантами на корпоративном уровне

Разработчик: UCO.

Эффективная организация профессионального развития сотрудников.

Логистика
ERP-система для логистической компании

Разработчик: Алт Авто.

Автоматизация 80% действий при планировании рейсов, подготовке маршрутных листов и расчете зарплат.