Автоматизация работы Российского морского регистра судоходства

Госсектор
На базе СЭД ТЕЗИС
Автоматизация работы Российского морского регистра судоходства

Ситуация

Российский морской регистр судоходства (РС) — классификационное общество, основанное в 1913 году. Структура организации включает Главное управление в Санкт-Петербурге, а также 109 подразделений в России и 37 за рубежом.

РС входит в десятку крупнейших классификационных обществ мира, в его классе содержится информация о более чем 5000 судах. За год через организацию проходит около 160 000 документов.

Деятельность РС включает в себя техническое наблюдение за всем жизненным циклом судов, а также за промышленными предприятиями, морскими нефтегазовыми объектами и так далее.

Ранее для автоматизации в РС использовались различные информационные системы для каждого из процессов. На момент внедрения это было удобным, но спустя 20 лет после многочисленных доработок ПО и изменений в законодательстве это решение потеряло актуальность. Были необходимы значительные усилия, чтобы оно и дальше соответствовало задачам РС. Кроме того, для поддержки различных систем требовались существенные организационные и финансовые затраты.

Лучшим вариантом в такой ситуации было обновить информационную экосистему и внедрить современное решение для управления документами и бизнес-процессами.

Решение

Исполнителя для реализации проекта Российский морской регистр судоходства выбирал путем тендера. В ходе него было проведено тестирование и сбор мнений о различных решениях среди подразделений.

В итоге были выбраны технологии Haulmont. Основой для автоматизации стала наша система электронного документооборота ТЕЗИС. Путем добавления к ней уникальных расширений команда Haulmont поэтапно реализовала автоматизацию основных бизнес-процессов РС.

В первую очередь было решено автоматизировать обработку заявок на освидетельствование судов. В системе реализованы все необходимые этапы: получение и анализ заявки, назначение исполнителей, контроль выполнения. Также обеспечена интеграция с базой данных учета судов.

график отчёта

В результате каждый сотрудник независимо от подразделения обладает актуальной информацией о состоянии заявки и может изучить соответствующие документы.

Счета за услуги по освидетельствованию судна выставляются в учетной системе на базе 1С на основе данных из заявки. Чтобы сотрудникам РС не приходилось переносить эту информацию вручную, была проведена интеграция СЭД ТЕЗИС с 1С. Также реализована выгрузка бухгалтерской отчетности в соответствии с внутренними нормами.

После автоматизации обработки заявок в новую систему переведены практически все корпоративные коммуникации, как внешние, так и внутренние.

Для хранения данных, собранных инспекторами в процессе освидетельствований, создан модуль «Флот». Он содержит актуальные данные по всем судам, а это около 250 параметров, а также всю историю изменений. Из прошлой базы данных в новый модуль перенесена информация о более чем 23 000 судах. Результаты освидетельствований постоянно синхронизируется с другими системами, которые используют их в работе.

Также в СЭД ТЕЗИС происходит хранение и подготовка всей документации по судам: свидетельств, отчетов об освидетельствовании, актов выставления требований, переписки и многого другого. Все документы защищены QR-кодом и цифровой подписью.

Еще один важный процесс — контроль проектирования судов. В системе ТЕЗИС объединена вся информация по процессу: техническая документация, выявленные замечания, переписка. В интерактивном режиме можно отрабатывать замечания и отслеживать ход рассмотрения проекта. Планируется предоставить доступ к системе специалистам судостроительных верфей, тогда на основе одобренных чертежей можно будет сразу готовить рабочую документацию.

Отдельной задачей стало создание локального оффлайн-приложения для инспекторов РС. Через него можно оформлять судовые документы в отдаленных портах, где нет выхода в интернет.

Также в СЭД ТЕЗИС реализованы учет и контроль результатов технических наблюдений в промышленности, свидетельств и сертификатов РС.

Результат

По сути, команда Haulmont реализовала для Российского морского регистра судоходства функциональность ERP-системы, которая максимально адаптирована под задачи организации. На базе нового решения автоматизированы основные бизнес-процессы, обработка и хранение документов.

Для более чем 1500 активных пользователей СЭД ТЕЗИС стала главным из 5-6 средств автоматизации. Благодаря интеграции сотрудникам РС больше не нужно выполнять одни и те же действия в различных системах, как следствие, удается сэкономить сотни тысяч рабочих часов.

Решение успешно работает при высокой нагрузке, которая ложится на нее из-за широкой территориальной распределенности подразделений, разного качества каналов связи и большого количества пользователей. Между подразделениями организовано непрерывное взаимодействие, заметно выросла скорость передачи информации.

Информационная экосистема заказчика стала более надежной и безопасной благодаря регулярным обновлениям, разграничению прав доступа пользователей и защите от несанкционированного доступа.

график отчёта

Оставьте заявку, и мы ответим на все ваши вопросы

Другие наши проекты

Финансы и консалтинг
Проведение дистанционных заседаний, кадровый документооборот и другие процессы в банковской группе ТКБ

Банковская группа ТКБ («ТрансКапиталБанк», «Инвестторгбанк») входит в TOП-30 банков России, представлена в 31 регионе Российской Федерации с обслуживанием более 875 тыс. клиентов.

Промышленность
Контракт-менеджмент, электронный архив и автоматизация в «БАТ Россия» 

«БАТ Россия» — мультикатегорийная компания, предоставляющая табачные изделия и никотиновые продукты миллионам потребителей по всей стране. В ее структуру входит фабрика в Санкт-Петербурге АО «БАТ-СПб» и АО «Международные услуги по маркетингу табака», которое занимается маркетингом и продажами.

Промышленность
Управление договорами, командировками, закупками и качеством в Valio

Финский концерн Valio — один из крупнейших в мире производителей молочной продукции. Российское подразделение ООО «Валио» организовано в 1994 году. В его структуру входит собственный завод по производству плавленых и желтых сыров, расположенный в Подмосковье.

Госсектор
Сквозной документооборот для Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа

Проект внедрения системы электронного документооборота в Ямало-Ненецком автономном округе охватывает Правительство региона, органы государственной власти и местного самоуправления, а также подведомственные государственные и муниципальные учреждения.

Разработка систем автоматизации
Система контроля качества для B2B и B2G рынков

Разработчик: ФИНЭКС.

Автоматизация процесса контроля качества на крупных предприятиях.

Госсектор
Система обработки электронных сообщений граждан для Правительства Москвы

Разработчик: Altarix.

Комплексная система взаимодействия правительства с более чем 1,5 млн граждан.

Медицина
Электронный регистр онкобольных Республики Казахстан

Разработчик: ТОО Кайсайт.

Единая база онкобольных, рост ранней диагностики на 10%.

Финансы и консалтинг
Система конвейерной обработки заявок на предоставление банковских продуктов и услуг

Разработчик: СКБ ЛАБ.

Система обработки заявок для экономии времени и затрат.

Управление персоналом
Электронная система для управления талантами на корпоративном уровне

Разработчик: UCO.

Эффективная организация профессионального развития сотрудников.

Логистика
ERP-система для логистической компании

Разработчик: Алт Авто.

Автоматизация 80% действий при планировании рейсов, подготовке маршрутных листов и расчете зарплат.